Eine Weiterentwicklung des Moduls «Buch» für den Kanton Zürich

Markus Stoll ist Abteilungsleiter des Zivilstandswesens beim Gemeindeamt des Kantons Zürich. Als Leiter der Aufsichtsbehörde im Zivilstandswesen für die Kantone Zürich und Schwyz hat Markus Stoll mit sehr vielen verschiedenen Menschen und unterschiedlichsten Fragestellungen zu tun. Eine der wichtigsten Voraussetzungen zur Erfüllung der komplexen Aufgaben der Aufsichtsbehörde ist der Wissenstransfer. Im Interview erklärt Markus Stoll, wie das Modul «Buch» hilft, diesen so effizient wie möglich zu machen.

Wir setzen das Modul «Buch» zur Wissensvermittlung in unserem Extranet ein. Auf dieses haben über 1000 Nutzende Zugriff. Zurzeit sind 15 Bücher aufgeschaltet. Verschiedene Autorinnen und Autoren verfassen Beiträge für die Bücher und das gesamte Gemeindeamt des Kantons Zürich sowie fast alle Gemeinden im Kanton Zürich nutzen die Inhalte. Auch interessierte Stellen ausserhalb des Kantons rufen die Inhalte regelmässig auf. Das Modul «Buch» wurde im Zeitraum eines Jahres (Oktober 2022 bis September 2023) 71’739 Mal aufgerufen.

Es existiert beispielsweise ein Buch mit Fragen und Antworten zu zivilstandsamtlichen Weisungen, eines mit Erklärungen zur Nutzung der Applikation «E-Einbürgerung» sowie eines mit der Möglichkeit zum Austausch verschiedener Musterbeschlüsse zwischen den Gemeinden. Einerseits werden in den Büchern neue Inhalte publiziert oder digitale Inhalte zentral und strukturiert zusammengeführt. Andererseits nutzen wir das Modul «Buch» jedoch auch zur Digitalisierung analoger Inhalte wie beispielsweise Handbücher.

Ich nutze das Modul «Buch» seit vielen Jahren. Ich kenne es bereits aus meiner früheren Tätigkeit beim Kanton Zug. Das Modul erlaubt uns, Informationen auf verschiedene Art zur Verfügung zu stellen. Mich überzeugen vor allem die einfache Handhabung und der leichte Zugriff auf die Inhalte. Praktisch empfinde ich ausserdem die Suchfunktion sowie die Push-Mitteilungen.

Früher wurden alle Informationen per E-Mail versandt. Bei einem Weggang von Mitarbeitenden wurde das E-Mail-Konto gelöscht und die Informationen waren nur noch schwer auffindbar. Heute können wir alle relevanten Informationen dank dem Modul «Buch» zentral publizieren. Ausserdem können wir die Informationen in unserem schnelllebigen Arbeitsumfeld umgehend zur Verfügung stellen.

Die Benutzerverwaltung könnte noch etwas effizienter werden. Stichwort Massenverarbeitung von Nutzerinnen und Nutzern. Ansonsten lassen wir uns überraschen, in welche Richtung sich das Produkt weiterentwickelt.

Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit. Die Anforderungen wurden immer schnell und kompetent umgesetzt. Schlussendlich entscheiden aber die Nutzerinnen und Nutzer über den Erfolg. Und diese schätzen das Modul «Buch» sehr.

Das Modul «Buch» wird neben dem Kanton Zürich noch von weiteren Kantonen genutzt. Christoph Brütsch, Partner und Geschäftsführer bei webcloud7, erklärt im Interview, welche Funktionen das Modul bereits heute umfasst und welche Neuerung mit dem Nachfolgeprodukt «7inOne Buch» angeboten werden.

Das Modul ist eine Web-Applikation zum Erfassen von Text, Bild und Dateien. Die Struktur erfolgt über Kapitel und Unterkapitel. Klassische Möglichkeiten wie Fussnoten, Stichwörter, Referenzierungen, Abbildungen oder das Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses mit dynamischer Nummerierung sind Standard. Der Inhalt ist jederzeit und von überall her zugänglich und kann als PDF aufbereitet werden. Zudem kann er auf dem Smartphone im Lesemodus gescrollt werden. Unsere Kunden nutzen das Modul oftmals für die digitale und zentrale Zurverfügungstellung von Informationen, die zuvor analog und verteilt in verschiedensten Bundesordnern zu finden waren und somit nur einen beschränkten und umständlichen Zugriff erlaubten.

«7inOne Buch» basiert – wie alle unsere neuen Produkte – auf einem Headless-Ansatz, das heisst auf einem Backend mit eigenständigem Frontend. Mit den aktuellen Software- und Infrastruktur-Versionen wollen wir den Fokus vermehrt auf das individualisierbare Finden und Aufbereiten von Inhalten legen. Denn Nutzerinnen und Nutzer eines Steuerbuchs haben andere Bedürfnisse als diejenigen eines Personalhandbuchs. Weiter folgen wir dem Trend der Mobilität und setzen beim Frontend auf Mobile First. Auch Möglichkeiten für die Nutzung künstlicher Intelligenz wie ChatGPT werden wir integrieren. Schlussendlich werden wir auch verschiedene Layouts für die Darstellung anbieten. Eine Funktion wird «7inOne» im Vergleich zum Vorgängermodul jedoch nicht mehr anbieten: das Aufbereiten der Inhalte als Print-Produkt. Wir verzichten auf diese Funktion, weil sie von uns und unseren Kunden nicht mehr als zeitgemäss angesehen wird.

Wir planen eine erste Umsetzung bereits im 2023. Bei allen Büchern ist eine automatische Inhaltsmigration zwingend. Das heisst, wir müssen zuerst einen Migrationspfad definieren. Im 2024 soll eine erste Version des Moduls entwickelt werden, sodass wir spätestens im 2025 mit den Migrationen beginnen können.

Markus Stoll und die Abteilung Zivilstandswesen beim Gemeindeamt setzen für die Wissensaufbereitung und -vermittlung voll auf das Modul «Buch». Wir erhalten regelmässig interessantes Feedback zu den Einsatzmöglichkeiten und erarbeiten gemeinsam neue Anforderungen und Funktionen. Im Frühling haben wir die Benutzerverwaltung für die 15 Bücher und ca. 1000 Benutzerinnen und Benutzer stark verbessert.

Interview: Julia Gremminger, Polarstern AG